Tin tức công nghệ

Notion và Google Sheets: Công cụ nào tổ chức công việc tốt hơn?

Trong kỷ nguyên làm việc số, việc lựa chọn công cụ phù hợp để quản lý thông tin, dữ liệu và quy trình làm việc đóng vai trò sống còn đối với cá nhân lẫn doanh nghiệp. Hai cái tên thường xuyên được đặt lên bàn cân là Notion và Google Sheets – mỗi công cụ đại diện cho một triết lý sản phẩm khác nhau, phục vụ những nhu cầu khác nhau.

Bài viết này sẽ so sánh Notion và Google Sheets một cách toàn diện, không chỉ dừng lại ở tính năng bề mặt mà đi sâu vào bản chất sản phẩm, mô hình dữ liệu, năng lực phân tích, khả năng cộng tác, tự động hóa, hiệu năng, bảo mật và kịch bản sử dụng thực tế. Mục tiêu là giúp bạn chọn đúng công cụ – hoặc kết hợp đúng cách – cho nhu cầu của mình.

Tổng quan: Notion và Google Sheets là gì?

Notion – Không gian làm việc số đa năng (All-in-one Workspace)

Notion là một nền tảng năng suất tất cả trong một, hợp nhất các chức năng ghi chú, quản lý công việc, cơ sở dữ liệu và hơn thế nữa vào một không gian làm việc duy nhất có thể tùy chỉnh. Nó thích ứng với quy trình làm việc của cá nhân và nhóm, đồng thời cho phép bạn tạo môi trường cá nhân hóa để đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức.

Điểm cốt lõi của Notion không nằm ở bảng biểu hay phép tính, mà ở khả năng tổ chức thông tin có ngữ cảnh. Mỗi bản ghi (record) trong Notion thực chất là một trang (page) có thể chứa văn bản, checklist, hình ảnh, file, comment và lịch sử thảo luận.

Mua Notion bản quyền ngay – giá ưu đãi tại AT Store!

Nói cách khác, Notion được thiết kế để trả lời câu hỏi:

“Làm thế nào để con người và đội nhóm tổ chức tri thức và quy trình làm việc trong một không gian thống nhất?”

Google Sheets – Công cụ bảng tính và xử lý dữ liệu

Google Trang tính là công cụ bảng tính hoạt động trực tuyến, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và làm việc với dữ liệu ngay trên trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm.

Là một phần quan trọng trong hệ sinh thái Google Workspace. Trang tính hỗ trợ làm việc nhóm theo thời gian thực, giúp nhiều người có thể cùng chỉnh sửa một bảng tính cùng lúc. Nhờ nền tảng đám mây, dữ liệu luôn được đồng bộ và có thể truy cập linh hoạt từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, phù hợp cho cả nhu cầu cá nhân lẫn môi trường làm việc chuyên nghiệp. Google Sheets kế thừa gần như đầy đủ tư duy của Excel truyền thống, nhưng mạnh hơn ở khả năng cộng tác thời gian thực, tích hợp API và tự động hóa.

Nếu Notion trả lời câu hỏi “tổ chức tri thức thế nào” thì Google Sheets trả lời:

“Xử lý và phân tích dữ liệu số thế nào cho hiệu quả?”

Bản chất khác biệt cốt lõi giữa Notion và Google Sheets

👉 Đây là điểm then chốt: Notion và Google Sheets không phải đối thủ trực diện, mà là hai công cụ giải quyết hai lớp vấn đề khác nhau.

So sánh mô hình dữ liệu

Mô hình dữ liệu trong Notion

Notion sử dụng database dạng bảng, nhưng mỗi dòng trong bảng là một page độc lập. Điều này mang lại các lợi thế:

• Mỗi bản ghi có đầy đủ ngữ cảnh (mô tả, file, comment, lịch sử)

• Hỗ trợ relation & rollup để liên kết nhiều database (Tasks ↔ Projects ↔ Clients)

• Dễ xây dựng hệ thống:

  • CRM đơn giản

  • Quản lý dự án

  • Wiki nội bộ

  • Theo dõi OKRs

👉 Tuy nhiên, Notion không được thiết kế như một công cụ xử lý dữ liệu lớn. Khi database quá to hoặc quá nhiều phép tổng hợp, hiệu năng sẽ giảm rõ rệt.

Mô hình dữ liệu trong Google Sheets

Google Sheets sử dụng lưới ô (cell grid) – mô hình cực kỳ hiệu quả cho:

• Dữ liệu dạng bảng phẳng

• Dữ liệu tài chính

• Chuỗi thời gian

• Số liệu KPI

• Báo cáo định kỳ

Sheets hỗ trợ:

• Hàng trăm hàm tính toán

• Pivot Table

• Query

• Filter nâng cao

Google Sheets có giới hạn rõ ràng: 10 triệu ô cho mỗi spreadsheet, giúp người dùng biết chính xác “trần” dữ liệu để thiết kế hệ thống phù hợp.

Năng lực tính toán & phân tích dữ liệu

Google Sheets vượt trội tuyệt đối

Nếu tiêu chí chính của bạn là:

• Tính toán phức tạp

• Tổng hợp dữ liệu

• Phân tích đa chiều

• Báo cáo số liệu

➡️ Google Sheets là lựa chọn vượt trội.

Pivot Table trong Sheets cho phép:

• Tổng hợp nhanh dữ liệu lớn

• Nhóm theo nhiều chiều

• Tạo dashboard báo cáo

Notion phù hợp cho theo dõi vận hành

Notion có công thức (formula) và rollup, nhưng:

• Không phù hợp phân tích dữ liệu lớn

• Không tối ưu cho thống kê nâng cao

• Chủ yếu phục vụ theo dõi trạng thái, tiến độ, logic đơn giản

Cộng tác và làm việc nhóm

Notion – Cộng tác theo ngữ cảnh công việc

Notion rất mạnh trong:

• Comment trực tiếp vào task/page

• Thảo luận theo ngữ cảnh

• Gắn tag, mention thành viên

• Lưu trữ lịch sử quyết định

Phù hợp với:

• Product team

• Marketing team

• Startup

• Team vận hành

Google Sheets – Cộng tác trên dữ liệu

Google Sheets cho phép:

• Nhiều người nhập liệu cùng lúc

• Theo dõi lịch sử chỉnh sửa từng ô

• Làm việc offline và đồng bộ sau

Phù hợp với:

• Finance

• Operations

• Data team

• Báo cáo đa người cùng cập nhật

Tự động hóa và tích hợp

Google Sheets – Scriptable mạnh mẽ

• Google Apps Script

• Sheets API

• Tích hợp sâu với Gmail, Drive, Forms, Calendar

Sheets phù hợp làm:

• Data hub

• Báo cáo tự động

• Pipeline dữ liệu nhẹ

Notion – Workflow-first Automation

• Notion API

• Kết nối tốt với các công cụ automation

• Tự động tạo task, cập nhật trạng thái, đồng bộ CRM

Notion phù hợp cho:

• Workflow vận hành

• Quy trình nội bộ

• Knowledge management

Hiệu năng & giới hạn

Bảo mật & doanh nghiệp

Cả Notion và Google Sheets đều có:

• Phân quyền chi tiết

• Gói Enterprise

• Audit log (tuỳ gói)

Tuy nhiên:

• Google Sheets có lợi thế nếu doanh nghiệp đã dùng Google Workspace

• Notion phù hợp với team cần knowledge-centric workflow

Khi nào nên dùng Notion, khi nào dùng Google Sheets?

Chọn Notion nếu bạn cần:

• Quản lý tri thức

• Wiki nội bộ

• Quy trình & công việc

• Hệ thống vận hành gọn nhẹ

Chọn Google Sheets nếu bạn cần:

• Phân tích dữ liệu

• Báo cáo tài chính

• KPI, số liệu

• Tính toán phức tạp

Giải pháp tối ưu nhất trong thực tế

👉 Kết hợp Notion và Google Sheets:

• Notion = lớp workflow & tri thức

• Google Sheets = lớp dữ liệu & phân tích

Đây là mô hình được rất nhiều team startup và doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

💰 Giá Notion tại AT Store – Tiết kiệm tối đa, sử dụng đầy đủ tính năng cao cấp

Khi mua Notion tại AT Store, khách hàng không chỉ sở hữu bản quyền chính hãng mà còn được hưởng mức giá tiết kiệm vượt trội so với đăng ký trực tiếp, đặc biệt là các gói Notion Plus và Notion Pro (Edu) có tích hợp Notion AI.

👉 Notion Plus + AI

• Gói 1 năm: chỉ 1.200.000đ

• Gói 6 tháng: chỉ 749.000đ

• Khách hàng chỉ cần cung cấp email đăng nhập Notion, đội ngũ AT Store sẽ kích hoạt nhanh chóng, tiện lợi, không rườm rà.

👉 Notion Pro (Edu) – sử dụng lâu dài

• Giá chỉ 199.000đ – dùng vĩnh viễn (bảo hành 1 năm)

• AT Store cấp sẵn tài khoản, hỗ trợ thêm email .edu cho khách để đảm bảo quyền lợi đầy đủ, an tâm sử dụng.

Với mức chi phí hợp lý, bạn có thể trải nghiệm trọn vẹn Notion cao cấp + AI để quản lý công việc, học tập và dự án chuyên nghiệp hơn mỗi ngày.
Số lượng ưu đãi có hạn – liên hệ AT Store ngay hôm nay để được hỗ trợ nhanh và giữ giá tốt nhất!

Mua Notion bản quyền ngay – giá ưu đãi tại AT Store!

Kết luận

Không có câu trả lời tuyệt đối cho câu hỏi “Notion và Google Sheets cái nào tốt hơn?”
Chỉ có câu trả lời cho câu hỏi:

“Bạn đang giải quyết bài toán gì?”

• Nếu bài toán là con người – quy trình – tri thức → Notion

• Nếu bài toán là dữ liệu – số liệu – phân tích → Google Sheets

• Nếu bài toán là vận hành toàn diện → Kết hợp cả hai

📞 Thông tin liên hệ AT Store

💬 Zalo tư vấn: 03456 08 567
🌐 Website: https://atstorevn.com
📘 Facebook: https://m.me/756354520901957
📍 Địa chỉ: 240 Xã Đàn, Đống Đa, Hà Nội
⏰ Thời gian hỗ trợ: 24/7 – Nhanh chóng – Tận tình